Flexible social y creativa así será la nueva oficina en la era del teletrabajo, creatividad en la oficina y concentración en casa: este es el modelo de oficina híbrida por el que apuestan Google, Facebook o KPMG. Entre otras empresas, para conciliar el plan 3-2 o el 4-1. Es decir, trabajar los lunes, martes y jueves en la oficina y los miércoles y viernes en casa. Sobre todo en aquellas ciudades donde los alquileres comerciales son especialmente caros o en las que los desplazamientos roban mucho tiempo.
A medida que la vacunación avanza, muchos trabajadores se preguntan cuál será la nueva normalidad laboral una vez las aguas vuelvan a su cauce. Flexible social y creativa así será la nueva oficina en la era del teletrabajo. Si el confinamiento obligó a muchas empresas a ensayar el teletrabajo en masa y a toda prisa. Ahora queda por resolver de qué modo cambiarán los espacios de trabajo.
“La pandemia ha acelerado tendencias que hubieran tardado diez años. La oficina como cadena de montaje da paso a otra distinta”, indica Ferran Morgui, diseñador de espacios
Una de las preguntas estelares es: ¿Qué función tendrán las sedes corporativas? “Hablar de la oficina postpandémica es hablar del trabajo del futuro”, responde el diseñador de espacios Ferran Morgui. “La pandemia ha acelerado tendencias que hubieran tardado diez años en concretarse”, indica. Flexible social y creativa así será la nueva oficina en la era del teletrabajo, “la principal novedad. Tal vez, es que la antigua oficina taylorista, entendida como cadena de montaje. Deja paso a otra radicalmente distinta en la que hay menos puestos fijos y más espacios flexibles”, adelanta.
En lo sucesivo, “no será necesario contar con tantos ordenadores como empleados”, interviene Lluis Carbonell, consultor en cultura organizacional. Para significar que los escritorios humanizados adornados con fotos familiares se baten en retirada para dar paso a las mesas multipropiedad.
Aunque todavía se desconoce en qué proporción, hay unanimidad entre los expertos acerca de que una parte del trabajo se seguirá realizando desde centros de coworking o en el propio domicilio. “Las organizaciones, para ser sostenibles necesitarán que los trabajadores quieran ir a trabajar a sus empresas”. Añade este especialista en arquitectura de interiores.
“Las oficinas aspiran a convertirse en clubs, en lugares que generen pertenencia” manifiesta Santiago Alorda. Ärea Manager de la empresa suiza Vitra, una de las productoras de muebles más importantes de Europa. “El nuevo lugar de trabajo es más holístico y hackeable”, recalca. “La idea es que las empresas se conviertan en un imán de atracción para los empleados, en un punto donde puedan recargar la energía”, apunta.
La idea es que las empresas se conviertan en un imán de atracción para los empleados, en un punto donde puedan recargar la energía
Rubén Fernández, CEO de Forma 5, una empresa sevillana que exporta a 58 países, es de la misma opinión: en lo sucesivo el mobiliario no condicionará la manera de trabajar. “En un mismo proyecto encontraremos actividades que requieran trabajo individual, concentrado o colaborativo. Con un número cambiante de integrantes: dos, tres, seis… Necesitaremos. Por tanto, espacios dinámicos con puestos flexibles no asignados que se adapten a las necesidades de cada momento”, señala desde Dos Hermanas (Sevilla), donde Forma 5 tiene su sede.
Para tal fin, las empresas están creando salas que antes no existían para fomentar el intercambio de ideas y la creatividad. Un buen ejemplo es Google. Según The New York Times, si su primera oficina estuvo en un garaje repleto de escritorios apoyados en caballetes. En 2003, cinco años después de fundarse, la empresa se mudó a un campus de Santa Clara, en California, llamado Googleplex.
La oficina del futuro pasa, entre oros aspectos, por la presencia de más plantas
En aquel entonces, las oficinas espaciosas y abiertas establecieron el estándar de cómo se suponía que tenía que ser un trabajo innovador: comida gratis, gimnasio, guardería y otras comodidades. Para llegar a la oficina y permanecer allí todo el día. Sin embargo, ahora Google quiere responder a quienes se acostumbraron a trabajar desde casa y ya no quieren estar en la oficina todo el tiempo. Flexible social y creativa así será la nueva oficina en la era del teletrabajo, por este motivo. Google ha decidido experimentar nuevos diseños en el 10% de sus oficinas durante este año y el que viene para engatusar a la generación Z o post-millennial.
A un reto similar se enfrentan las empresas españolas. Sin embargo, la forma de alcanzar el equilibrio entre trabajar dentro y fuera de la oficina parece menos clara. Máxime cuando el tejido empresarial español está formado en un 97% por pequeñas y medianas empresas acostumbradas a controlar la productividad. Supervisando visualmente a sus trabajadores. Flexible social y creativa así será la nueva oficina en la era del teletrabajo. En cambio, las empresas más innovadoras disponen de sistemas de gestión. Orientados a la consecución de objetivos (diarios, semanales, etc.) donde lo que cuenta no es echar muchas horas, sino el resultado.
Aplicaciones para sentirse en la oficina
Es muy posible que, cada vez más, el trabajo que requiere de mayor concentración sea realizado en el domicilio, mientras que la oficina se convertirá en un lugar orientado a colaborar e incentivar la innovación. El telón de fondo es conocido: de manera paulatina el trabajo más mecánico recaerá en máquinas. Algoritmos y sistemas de inteligencia artificial. No obstante, en el confinamiento algunos trabajadores han reconocido tener serias dificultades para concentrarse sin el ruido de fondo característico de cualquier despacho. Fruto de ello, aplicaciones como Calm Office, que se anuncian como “El ruido de la oficina, pero sin que el jefe te grite”. Han diseñado diez tipos de sonidos habituales en cualquier trabajo para aquellas personas a las que resulta difícil concentrarse y trabajar desde una casa silenciosa.
1. Sillas más altas – Mejor de pie que sentados
Las tradicionales sillas de 0,75m de altura, están tendiendo a ser sustituidas por otras más altas, de 1,10m. No se trata de estética: la tendencia es trabajar cada vez más de pie, ya que fomenta las reuniones participativas. “La posición de pie activa la circulación sanguínea y favorece la toma de decisiones rápidas”. Constata Fernández. “Personalmente, cuando quiero tener una reunión rápida, elevo la altura de la mesa a 1,20m, porque cuando las sillas son de poca altura la gente se acomoda y va menos al grano”, admite. Flexible social y creativa así será la nueva oficina en la era del teletrabajo, “este tipo de mobiliario crece por encima del 20%”. Cuantifica el máximo responsable de Forma 5. Una de las empresas que lideran el mercado español junto con la alicantina Actiu (8) y la norteamericana Steelcase (9).
2. Más zonas comunes – Sofas para dialogar
Si antes de la pandemia el gasto en sillas, mesas y sistemas de almacenaje acaparaba prácticamente el 100% de la inversión en mobiliario que efectuaban la mayoría de empresas. Ahora esta partida representa únicamente el 50% del desembolso en Gran Bretaña y los países nórdicos. “En tanto el otro 50% ahora se destina a zonas comunes”, apunta Fernández. Despunta la inversión en sofás, pero no para la recepción. Sino para zonas de trabajo (salas compartidas, cantina, terraza…) “ya que las posturas sentadas bajas, invitan a la reflexión individual. Por lo que son más apropiadas para tratar temas difíciles o mantener la serenidad en una discusión agitada”, desvela el CEO de Forma 5.
3 . Cabinas y semáforos – Aislados
Algunas empresas están instalando cabinas acústicas para aislar el ruido. En ocasiones, estos espacios reservados constan de luces de señalización semafórica para que los empleados sepan cuándo es posible interrumpir a un compañero y cuando no. Especialmente tras proliferar los espacios compartidos y las zonas comunes. Las hay individuales, dobles, cuádruples o para ocho personas. En ocasiones, un led azul informa, por ejemplo, que esa cabina ha sido reservada previamente (por ejemplo, mediante una aplicación). Mientras una luz roja indica que el trabajador no quiere o puede ser interrumpido.
También se llevan las puertas que se abren sin contacto y los ascensores que se activan con la voz, para favorecer la higiene. Por su parte, Google está intentando evitar peleas en las oficinas por el control de la temperatura a partir de desarrollar prototipos de aire acondicionado y sistemas de calefacción completamente personalizables.
4. Mesas altas – Gradas y ágoras
“Ahora, si no tienes una grada, no eres moderno”, bromea Morgui sobre este concepto surgido de Silicon Valley que reivindica el ágora, la plaza pública de las antiguas ciudades griegas. Las hay de dos, tres o más peldaños. Su objetivo es fomentar la participación y la espontaneidad. Otra posibilidad es crear una grada con sofás o tener mesas altas (foto). “Las gradas generan más conexión que un auditorio”, esgrime Carbonell. “Implican una actitud más abierta y potencian la comunicación”, desvela Alorda. Si antes existía la sala multimedia, “en la actualidad, la grada es el punto de encuentro idóneo para hacer presentaciones y socializar”, informa este experto.
5. Muebles y luces móviles – Un modelo reconfigurable
En la oficina post pandémica todo fluye y nada permanece: las paredes, los separadores, los muebles… se pueden reconfigurar, según las necesidades. La idea de fondo, argumenta Alorda, es favorecer la distribución flexible de espacios: una zona de mesas donde los empleados puedan sentarse donde les apetezca. Otra de despachos, cabinas y espacios reservados para mantener conversaciones con mayor privacidad o trabajar con concentración. Salas compartidas para reuniones informales; zonas de ocio para comer, tomar un café o intercambiar impresiones. Fruto de ello, las luces, en lugar de ser fijas, también se desplazan por raíles.
6. Estilo eco – Más plantas, por favor
La conciencia medioambiental ha dejado de ser una moda. Según Carbonell, las empresas más innovadoras están tendiendo a la biomímesis. Es decir, a incluir más plantas y espacios verdes, para hacerse eco de que quienes trabajan rodeados de elementos naturales. Son aproximadamente, un 6% más productivos y un 15% más creativos, según revelan diversos estudios. Aunque las organizaciones están inmersas en un ejercicio de reflexión generalizado sobre el nuevo modelo de trabajo y de oficina al que quieren ir. Se coincide en que inspirarse en la naturaleza forma parte de la solución. Desde la aparición de la pandemia, están surgiendo nuevos espacios disruptivos orientados a la colaboración donde es habitual la presencia de plantas.
7. Más agilidad – Más motivación
Según Morgui, quien ya antes de la pandemia investigaba, junto con Carbonell, cómo podía ser la oficina del futuro. Buena parte de las soluciones que están adoptando las empresas más innovadoras del planeta tienen por objetivo incentivar la curiosidad y evitar la fuga de talento, especialmente de los jóvenes. “Lo que se está viendo guarda relación con la metodología Agile”. Recuerda el director de proyectos de Morgui&Súnico para referirse a los 12 principios establecidos en 2001 por un grupo de desarrolladores de software.
Flexible social y creativa así será la nueva oficina en la era del teletrabajo, “Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo”. A tal objeto, señalan fuentes de Vitra y Forma 5, el mobiliario de oficina, los espacios de trabajo y la forma de trabajar están adaptándose a la misma velocidad que lo hace el mercado para conjugar eficacia y creatividad, autonomía individual y proyectos compartidos.